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UX-Design am Beispiel des Terminplaners

By 6. April 2020 Juni 12th, 2020 medondo innovation club, Zweite Reihe
medondo manager Terminplaner

Ich komme eben aus einem Call mit unserem UX-Designer Manuel. Ich will Euch kurz zeigen, was er uns vorgestellt hat.
Er arbeitet derzeit am Terminplaner und an einem Videoprotal für den medondo manager.

Ein paar interessante Features möchte ich Euch nicht vorenthalten.
Ihr wisst nur allzu gut, wie anspruchsvoll das Terminieren von unterschiedlichen Behandlungen sein kann. Wenn dann noch mehrere Ärzte involviert sind und zeitgleich schon viele Behandlungen stattfinden, potenziert sich die Komplexität nochmal.
Nur um sich eine Vorstellung davon zu machen, wie Manuel und die anderen UX-Designer diese Komplexität auffangen. Die folgende Abbildung (1) zeigt eine Übersicht der Oberflächen des medondo Terminplaners in seinen unterschiedlichen Zuständen. Die zahlreichen blauen Linien, die aussehen wie die Fäden einer Marionette, sind visualisierte Verknüpfungen, die alle Schalter, Buttons und Ansichten miteinander verbinden. Es zeigt sehr anschaulich die Komplexität dieser Aufgabe. Der Endanwender wird so etwas sicherlich nie zu Augen bekommen.

Übersicht Verknüpfungen im UX-Design

Abbildung 1

Manuel zeigte uns dann auch schon einige Funktionalitäten des Terminplaners. Ich habe schon viele Terminkalender in unterschiedlichen Praxen gesehen und mich dabei immer gefragt, ob das der Weisheit letzter Schluss ist. In erster Linie sind das für mich unterschiedlich eingefärbte Termine mit unterschiedlich langen Zeiten. Aber welche unsichtbaren Herausforderungen dahinterstehen, hat sich mir bisher nicht erschlossen.

Interessant wird es aber auch für mich, wenn es darum geht, einen bestimmten Termin zu verschieben. Denn ein Termin ist nicht nur ein Zeitfenster, welcher einfach an die Stelle geschoben wird, wenn wieder ein Zeitfenster in dieser Größenordnung besteht. Vielmehr hängen hinter einem Termin festgelegte Ärzte, beteiligte Mitarbeiter, definierte Räume und oft auch konkrete Geräte. All das muss also zur Verfügung stehen, wenn der Termin verschoben wird. Aber das brauche ich Euch bestimmt nicht erzählen.
Da man in der Praxis aber häufig einen Termin aus dem Kalender nehmen muss, ohne mit dem Patienten einen Ersatztermin abgestimmt zu haben, bauten unsere Entwickler kurzerhand eine Funktion in den Kalender ein, wo die Termine zunächst „geparkt“ werden können.

In der nächsten Abbildung (2) wurde ein Termin aus dem Kalender gelöst, um den Platz freizumachen. Er ist vor die Wochenansicht geschoben – das erkennt man auch an dem Schatten, den der Termin wirft. Das ist übrigens ein durchdachtes Gestaltungsmerkmal aus dem Material-Design, das auf einem Entwurf von Google beruht und von den UX-Designern verfeinert wurde. Dazu erzählen wir in einem unseren nächsten Artikeln ein bisschen mehr. Das Thema ist auch sehr spannend und verdeutlicht, wie detailreich die Designer den medondo manager entwickeln.

Terminplaner im Wochenüberblick

Abbildung 2

Folgende Abbildung (3) zeigt, wie dieser Termin (“BK”) in die sogenannt Dropzone geschoben und dort „geparkt“ wird. Die Rezeption kann sich zunächst um andere Aufgaben kümmern und den Termin dann neu terminieren, wenn er den Patienten zur Abstimmung erreicht.

Terminplaner mit Dropzone

Abbildung 3

Ist also der Kalender an der Stelle frei geworden. Dort kann jetzt direkt ein neuer Termin eröffnet oder hingeschoben werden. Währenddessen bleibt der ursprüngliche Termin in der Dropzone liegen. Wenn es passt, kann der Mitarbeiter an der Rezeption den Termin aus der Dropzone herausholen und einem neuen Zeitfenster zuweisen.

medondo bietet in dieser Version schon unterschiedliche Szenarien an, wie dieser Termin verschoben werden kann. Beim Verschieben eines Termins lässt sich die Intelligenz des medondo managers nutzen, indem man sich den entsprechenden Ersatztermin einfach vorgeschlagen lässt. Alle zuvor definierten Ressourcen stehen im benötigten Zeitumfang wieder zur Verfügung.

1. Szenario: Termin durch medondo mittels Wizzard vorschlagen lassen

Der Wizard eignet sich, wenn man mit dem Patienten einen neuen Termin abstimmt und seine Wunschtermine berücksichtigen will. Öffnet man den Wizard, wird zur Terminart der behandelnde Arzt und der entsprechende Behandlungsraum vom System automatisch vorgeschlagen. Bspw. soll eine Bebänderung stattfinden, was in der Regel von Dr. Meier in Raum Nr. 1 gemacht wird. Natürlich kann man aber auch einen anderen Arzt oder einen anderen Raum wählen.

Terminplaner Auswahl Behandlungsdetails

Abbildung 4

Im nächsten Schritt würde man festlegen können, welche Wochentage und welche Tageszeiten (morgens, mittags, abends) der Patient für seine Termine bevorzugt. Im Hintergrund würde der medondo manager alle Termine aussortieren, die nicht in den bevorzugten Zeitrahmen fallen.

Terminplaner Auswahl Datum

Abbildung 5

Am Ende wird eine Übersicht aller nächstmöglichen Termine angezeigt, die dem Patienten vorgeschlagen werden können.

Auswahl Terminalternativen

Abbildung 6

Und so würde das Ganze aussehen, wenn der Patient seinen Termin ausgesucht hat. Siehe Abbildung 7.

Terminplaner mit Videotermin

Abbildung 7

2. Szenario: medondo schlägt direkt den nächstmöglichen Termin vor

Der Terminplaner von medondo kann Wünsche berücksichtigen, wie im vorherigen Beispiel, oder direkt den nächstmöglichen Termin vorschlagen. Dafür zieht der Mitarbeiter den Termin in die Monatsansicht und bekommt direkt die Tage markiert, an denen diese Terminart inkl. aller notwendigen Ressourcen überhaupt noch Platz finden würde. Außerdem werden direkt die Zeitfenster eingeblendet, die noch zur Verfügung stehen. Eine Diskussion darüber, ob es nicht vielleicht doch an einem anderen Tag möglich ist zu kommen, kann man sich so direkt sparen.

Monatsübersicht Terminplaner

Abbildung 8

Neuen Termin manuell vereinbaren

Das Gleiche ist auch möglich, wenn es um das Vereinbaren neuer Termine geht, bei denen alle Daten bekannt sind und direkt festgelegt werden können. Dazu eignet sich die manuelle Auswahl, in der alle relevanten Daten eingegeben und der Termin direkt in den Kalender eingetragen werden.

Formular neuer Termin

Abbildung 9

Im Wizard können folgende Komponenten festgelegt werden: Der Patient, das Datum und die Uhrzeit, die Behandlungsart, der Behandlungsraum und die benötigten Ressourcen.

Was ich auch interessant und äußerst nützlich fand, war die Ansicht der Kapazitätsauslastung im Monatsüberblick (ebenfalls in Abbildung 8). Um die Auslastung planen zu können ist es hilfreich, wenn man auf einen Blick sehen kann, wo sich überhaupt noch Kapazitäten befinden. Es geht dabei schließlich nicht nur um die Frage, ob an einem Tag noch ein weiterer Patient behandelt werden kann, sondern auch, ob bspw. eine Unterweisung durchgeführt, oder ein internes Audit stattfinden kann. Da gibt es sicherlich unzählige Fälle. Man will auf einen Blick sehen können, wo überhaupt noch Luft ist.

Viele Praxisinhaber möchten darüber hinaus auf einen Blick sehen, wie die Behandlungsauslastung während eines Monats ist. Bspw. ist auch geplant, dass man einzelne Ärzte filtern kann und damit einen Überblick der Auslastung einzelner Ärzte erhält.

Wie sieht das für Euch aus?
Wir haben wieder einen kleinen Feedbackbogen vorbereitet. In 5-10 min könnt Ihr uns wertvolle Rückmeldungen zu den Implementierungen geben.