Nutzungsbedingungen der medondo AG
Stand: 28.02.2022

1. Gegenstand

Die nachstehenden Allgemeinen Nutzungsbedingungen (nachstehend „ANB“ genannt) regeln die Nutzung der Services der medondo AG, Am Graswege 6, 30169 Hannover (im Folgenden „medondo“), und die Rechte und Pflichten von medondo und dem Patienten (im Folgenden „Nutzer“). Mit der Nutzung der zur Verfügung gestellten Funktionen erkennt der Nutzer die vorliegenden Nutzungsbedingungen an. Jeder Nutzer, der ein Nutzerkonto anlegt, um auf die Services der Online-Terminvereinbarung, dem Patientenportal oder der Videosprechstunde zuzugreifen, verpflichtet sich zur Einhaltung der vorliegenden ANB.

Die ANB unterliegen Änderungen. Sollten Änderungen eintreten, wird die neue Version der ANB auf der Website der medondo AG veröffentlicht. Bei jeder neuen Terminbuchung (ohne bestehendes medondo-Nutzerkonto) wird der Patient aufgefordert, die aktuellen ANB zu akzeptieren.

Die medondo Plattform ermöglicht dem Nutzer insbesondere die Nutzung:

  • der Online-Terminvereinbarung
  • der Videosprechstunde und
  • des Patientenportals.

Die Services werden dem Nutzer kostenfrei zur Verfügung gestellt. medondo ist lediglich technischer Dienstleister. medondo erbringt keine medizinischen Leistungen. Medizinische Leistungen, die mit Hilfe der von medondo angebotenen Services vom Nutzer in Anspruch genommen werden, werden nicht im Namen von medondo erbracht. Es handelt sich ausschließlich um Leistungen Dritter, die nicht als Erfüllungsgehilfen für medondo tätig werden.

Der Nutzer wird darauf hingewiesen, dass die medondo Plattform auf Pflege- oder Behandlungsleistungen verweist, die ggf. nicht von einer gesetzlichen Krankenkasse übernommen oder von einer privaten Versicherung erstattet werden.

Werden unter Nutzung der medondo Services Angaben zur Höhe von Honoraren eines Behandlers gemacht werden, dienen diese dem Nutzer lediglich als Richtwert und unverbindliche Information. medondo ist für diese Preisangaben nicht verantwortlich und garantiert in keinem Fall die Richtigkeit. Der Preis der Behandlungsleistung kann nach Art der tatsächlich durchgeführten Behandlung und nach gesetzlichen und tarifvertraglichen Vorgaben variieren. Es obliegt der Praxis den Patienten über die Kosten der Behandlung zu informieren.

2. Bedingungen zu Nutzung und Zugang

2.1 Die Nutzung der medondo Plattform und Services ist natürlichen Personen vorbehalten. Personen, die das 18. Lebensjahr noch nicht vollendet haben, sind verpflichtet für die Nutzung von Services, für welche ein Nutzerkonto erforderlich ist, bei der Anmeldung die Kontaktdaten des Erziehungsberechtigen anzugeben.

2.2 Um die Services der Online-Terminvereinbarung, die Videosprechstunde und das Patientenportal in Anspruch nehmen zu können, benötigt der Nutzer dagegen ein Nutzerkonto, das durch die jeweilige Artzpraxis (im Folgenden auch „Praxis“) oder eigenständig von dem Nutzer (durch Nutzung der Online-Terminbuchung) gemäß Ziffer 3 angelegt werden kann.

3. Einrichtung eines Nutzerkontos

3.1 Bei der Online-Einrichtung seines Nutzerkontos verpflichtet sich der Nutzer dazu, richtige und vollständige Angaben zu seiner Identität, wie im Online-Formular verlangt, zu machen.

Insbesondere verpflichtet er sich, keine falsche Identität vorzutäuschen, mit der medondo, die Praxis oder Dritte in die Irre geführt werden und nicht die Identität einer anderen Person anzugeben. Der Nutzer verpflichtet sich, im Falle einer Änderung die in seinem Nutzerkonto hinterlegten Daten unverzüglich zu aktualisieren.

3.2 medondo behält sich in Anbetracht der Art der angebotenen Services das Recht vor, die Identität des Nutzers selbst oder durch einen Drittanbieter zu überprüfen und im Bedarfsfall vom Nutzer die Übermittlung einer Kopie seines Personalausweises anzufordern.

3.3 Durch Erstellung des Nutzerkontos und Bestätigung der ANB erhält der Nutzer eine E-Mail an die vom ihm angegebene Adresse zur Verifizierung des Vorgangs. Es liegt in der Verantwortung des Nutzers, bei der Erstellung seines Kontos zu überprüfen, dass die angegebene E-Mail-Adresse korrekt ist.

3.4 Jeder Nutzer kann für sich die Zwei-Faktor-Authentifizierung (ZFA) für die Anmeldung im Patientenportal aktivieren. Ebenso kann die Praxis individuell, d.h. einzeln für jeden Nutzer die ZFA im Patientenportal aktivieren. In beide Fälle ist vorausgesetzt, dass die Mobilnummer des Nutzers in den Patientenstammdaten eingetragen wurde. Es liegt in der Verantwortung des Nutzers, bei der Erstellung seines Kontos zu überprüfen, dass die angegebene Mobilfunknummer korrekt ist.

3.5 Sollte der Nutzer falsche, ungenaue, veraltete, unvollständige oder irreführende Angaben zur Identität angeben, behält sich medondo vor sofort und ohne Vorankündigung oder Entschädigung den Zugang zum Nutzerkonto auszusetzen und den Zugang zu der Gesamtheit oder einem Teil der Services vorübergehend zu verweigern. Der Nutzer wird darauf hingewiesen, dass die Verwendung einer falschen Identität und die Verbreitung falscher Informationen zivil- und/oder strafrechtlich verfolgt werden kann.

4. Empfehlungen zur Nutzung der Services

Der Nutzer ist dazu aufgefordert sicherzustellen, dass die von der medondo vertraulich übermittelten Zugangsdaten (Nutzername, Passwort) geheim gehalten und vor dem Zugriff durch Dritte geschützt werden. Der Nutzer ist verpflichtet, dass von medondo temporär vergebene Passwort beim ersten Login durch ein persönlich gewähltes Passwort zu ersetzen. Dem Nutzer wird hierüber hinaus empfohlen das verwendete Passwort regelmäßig zu ändern. Im Falle des Verlustes oder Diebstahls der Zugangsdaten, muss der Nutzer medondo unverzüglich hierüber in Kenntnis setzen. medondo wird in diesem Fall die Zugangsdaten löschen oder eine entsprechende Aktualisierung vornehmen.

Die Verantwortung für die Verwendung seiner Zugangsdaten liegt beim Nutzer. Dies gilt ausdrücklich auch für den Fall, dass die Daten für die automatische Verbindung zu den Services auf einem Gerät dauerhaft, besipielsweise im Browser, gespeichert werden,

Zugriff und Nutzung der Services sowie die Datenübertragung vom Nutzerkonto aus gilt als durch den Nutzer ausgeführt. Die Sicherstellung der Trennung der Verbindung zu den Services am Ende der Sitzung obliegt dem Nutzer.

5. Kommunikation via SMS und E-Mail

5.1 Nach vorangehender Einwilligung durch den Nutzer, ist die Praxis befugt, ihm über die medondo Services E-Mails und/oder SMS

  • für die Terminbestätigung, -änderungen, -stornierung oder -erinnerung,
  • zur Information über die Dokumentenbereitstellung im Patientenportal,
  • Erinnerung zum Ausfüllen von spezifischen Dokumenten,
  • Beginn und Vorbereitung einer Videosprechstunde als auch
  • für sonstige Informationen, die zur Durchführung des Termins notwendig sind,

zuzusenden. Dies gilt für alle Mitarbeiter der Praxis, deren Einbindung in die Behandlungsabläufe oder zur Verwaltung der Temine erforderlich ist.

5.2 Diese SMS/E-Mails werden von medondo im Auftrag der Praxis versendet, bei welcher der Nutzer einen Termin über die medondo Plattform oder auf einem anderen, von medondo unabhängigen Weg, vereinbart hat. Kann eine SMS/E-Mail aus technischen Gründen vom Nutzer nicht empfangen werden, trägt medondo hierfür keine Verantwortung.

Für die Erstanmeldung im Patientenportal ist die Angaben der E-Mail notwendig. Der Nutzer kann den Versand von SMS/E-Mails bei der Registrierung ablehnen, als auch zu einem späteren Zeitpunkt jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Ein solches Anliegen ist gegenüber der Praxis vorzubringen, mit der er einen Termin vereinbart hat. Die Praxis ist alleinig für die Deaktivierung des SMS/E-Mail-Versandes verantwortlich.

5.3 Sollte es bei der Dateneingabe durch den Nutzer zu Fehlern gekommen sein, die es unmöglich machen, die für den ordnungmäßigen Betrieb und die Verwaltung der Online-Terminvereinbarung erforderlichen SMS oder E-Mails zu versenden, liegt dies nicht im Verantwortungsbereich von medondo oder der Praxis.

6. Verpflichtung, Haftung und Gewährleistungen von medondo

6.1 medondo setzt alle erforderlichen Mittel für den reibungslosen Ablauf und die Qualitätssicherung der Services ein.

6.2 Der Nutzer erkennt an, dass medondo keine Haftung für Schäden übernimmt, die bei dem Kunden oder Dritten daraus entstehen, dass infolge technischer Probleme (wie die Nichtverfügbarkeit des Internets, Ausrüstung des Nutzers usw.) oder sonstiger von medondo nicht zu beeinflussender Ereignisse die Dienstleistung nicht oder nicht in der angebotenen Form rechtzeitig oder dauerhaft zur Verfügung steht. Die Haftung für entgangenen Gewinn aus diesem Grund ist ausgeschlossen. medondo kann dazu veranlasst sein, die Services für planmäßige Wartungsarbeiten durch medondo oder einen seiner Unterauftragsverarbeiter oder im Falle einer technischen Notwendigkeit (Notfall) auszusetzen.

6.3 medondo haftet, gleich aus welchem Rechtsgrund, für durch sie, ihre gesetzlichen Vertreter oder ihre jeweiligen Erfüllungsgehilfen verursachten Schäden nach folgenden Bestimmungen:

medondo haftet nur bei vorsätzlichem Handeln oder grober Fahrlässigkeit sowie bei Übernahme einer Garantie oder bei Verletzungen von Leben, Körper oder Gesundheit.

6.4 Um die Vertraulichkeit von Informationen während der Übertragung zu schützen, setzt medondo spezielle Sicherheitsmaßnahmen ein, um die Sicherheit der Kommunikation über das Internet zu gewährleisten. Der Benutzer wird darauf hingewiesen, dass medondo nicht für die Verletzung der Vertraulichkeit von elektronischen Nachrichten oder anderen Informationen verantwortlich ist, die aufgrund einer unsachgemäßen Umsetzung der mit seinem eigenen System verbundenen Sicherheitsanweisungen durch den Benutzer übermittelt werden.

7. Allgemeine Pflichten des Nutzers

Der Nutzer verpflichtet sich:

  • zur Einhaltung der anwendaren Gesetze und dieser Nutzungsbedingungen und missbräuchliche Nutzung der angebotenen Services zu unterlassen,
  • medondo bei Bedarf erforderliche Nachweise zur Feststellung der Identität zu erbringen,
  • den Zugang und die Nutzung der Dienstleistungen von medondo nur durch sich selbst vorzunehmen und die Zugangsmöglichkeit nicht an dritte Personen zu übertragen,
  • medondo alle für die Bereitstellung der Services erforderlichen Informationen zukommen zu lassen und die Nutzerdaten auch zur eigenen Sicherheit, regelmäßig zu aktualisieren.
  • Der Nutzer haftet alleinig für Folgen in Verbindung mit einem Fehler oder einer verspäteten Aktualisierung besagter Daten, zu überprüfen, ob die für die Nutzung der Services gegebenenfalls mitgeteilten technischen Anforderungen bestehen,
  • das Verschicken oder Einstellen von Programmen zu unterlassen, die den Betrieb des Datennetzes, der Services oder die Sicherheit der Nutzer und Praxen stören oder gefährden,
  • zur Wahrung der größtmöglichen Vertraulichkeit im Hinblick auf die Zugangsdaten, damit eine nicht autorisierte Nutzung der Services verhindert wird,
  • die Services nicht in einer Art und Weise zu nutzen, die dem Ruf von medondo und/oder der Praxis schaden könnte,
  • die Nutzungsdaten, die er im Rahmen der Nutzung der Services mitteilt, keine Rechte Dritter verletzen und er zu deren Verbreitung ermächtigt worden ist,
  • die Plattform und die Services nur zu persönlichen und privaten Zwecken zu nutzen und
  • keine Inhalte von medondo ohne ausdrückliche Zustimmung von medondo in andere Webseiten einzubinden oder auf andere Weise zu verbreiten.

8. Online-Terminvereinbarung

8.1 Die Online-Terminvereinbarung ermöglicht es dem Nutzer einen Termin in einer Praxis, die Kunde von medondo ist, für eine Behandlung in dessen Einrichtung oder eine Videosprechstunde zu vereinbaren. Der vereinbarte Termin wird an die Praxis übermittelt. Diese behält sich das Recht vor, den Termin bei Bedarf zu verschieben oder nach Maßgabe gesetzlicher Bestimmungen aus ihrem Terminkalender zu löschen. In beiden Fällen wird der Nutzer unverzüglich per E-Mail und/oder SMS informiert, so er diesen Kommunikationskanälen zugestimmt hat.

8.2 Im Patientenportal hat der Nutzer die Möglichkeit seine Termine einzusehen und den Verlauf seiner Termine nachzuverfolgen.

8.3 Die Verantwortung und die Verpflichtungen der bei medondo registrierten Praxen gegenüber den Nutzern werden durch die Nutzung der Services in keiner Weise direkt oder indirekt beeinträchtigt oder abgeschwächt.

8.4 In keiner Weise kann medondo Stornierungen oder Nichtverfügbarkeit des Behandlers nach erfolgter Terminvereinbarung durch den Nutzer über die Online-Terminvereinbarung verantwortlich gemacht werden, soweit diese nicht auf einer Pflichtverletzung von medondo beruht.

8.5 Der Nutzer verpflichtet sich dazu, alle erforderlichen Daten, zu deren Mitteilung er für die ordentliche Nutzung der Online-Teminvereinbarung aufgefordert wird, bereitzustellen.

8.6 Die Vereinbarung eines Termins über die Online-Terminvereinbarung stellt eine bindende Verpflichtung dar. Der Nutzer hat die Praxis über jedes Nichterscheinen zu einem vereinbarten Termin im Voraus zu informieren. Diese Information kann entweder über die von der medondo Plattform oder durch jedes andere Mittel zur Kontaktierung der Praxis erfolgen.

9. Videosprechstunde

9.1 Für die Inanspruchnahme eines qualitativ hochwertigen Videosprechstunde muss der Nutzer mindestens über folgende Ausrüstung entsprechend den im Portal angegebenen Anforderungen verfügen:

  • eine ausreichend schnelle Internetverbindung,
  • ein Smartphone oder einen internetfähigen Computer mit einer Kamera mit hinreichender Auflösung und ein Mikrofon.

Zudem muss durch den Nutzer sichergestellt sein, dass:

  • auf Anfrage Video- und Audio für die Videosprechstunde freigegeben werden können,
  • keine Firewall-Schutzvorrichtungen bestehen, die eine Videosprechstunde verhindern.

9.2 Sollten die technischen Voraussetzungen für eine reibungslose Durchführung der Videosprechstunde durch den Nutzer nicht gegeben sein, kann die Praxis die Videosprechstunde beenden und dem Nutzer ggf. die Kosten für die bereits durchgeführten Behandlungen in Rechnung stellen.

9.3 Zum angegebenen Termin wird der Nutzer gebeten, sich einige Minuten vor Beginn der Videosprechstunde einzuwählen, damit die Qualität der Audio- und Videoverbindung auf dem Smartphone oder dem Computer überprüft werden kann. Bei Herstellung der Verbindung für die Videosprechstunde betritt der Nutzer den virtuellen Warteraum und bekommt die geschätzte Wartezeit bis zum Beginn der Videosprechstunde als Countdown angezeigt. Die Praxis startet dann die Videosprechstunde. medondo haftet nicht für Verspätungen oder Stornierungen, die von der Praxis verschuldet wurden.

9.4 Der Nutzer wird darauf hingewiesen, die Videosprechstunde unter Bedingungen zu nutzen, die es ihm ermöglichen, die Vertraulichkeit und den reibungslosen Ablauf des Austausches mit der Praxis zu gewährleisten.

9.5 Die Entscheidung über die Angemessenheit einer Videosprechstunde des Nutzers obliegt alleinig der Praxis. Diese kann, so die Bedingungen für eine Videosprechstunde nicht erfüllt sein sollten, diese abbrechen oder ablehnen. Die Dauer einer Videosprechstunde unterliegt dem Ermessen der Praxis. Der Nutzer muss bei der Videosprechstunde den Anweisungen der Praxis Folge leisten, damit der optimale Ablauf ermöglicht wird. Die Praxis führen die Videosprechstunde unabhängig und nach Maßgabe berufsrechtlicher und sonstiger gesetzlicher Bestimmungen durch. Die Videosprechstunde untersteht damit der alleinigen Verantwortung der Nutzer und der Praxis.

9.6 Der Nutzer verpflichtet sich dazu, keine Inhalte oder Auszüge von Inhalten im Zusammenhang mit der Videosprechstunde aufzuzeichnen, zu kopieren oder zu verbreiten. Die Videosprechstunde wird weder von der Praxis, noch von medondo oder sonstigen Dritten unabgesprochen aufgezeichnet. Der Nutzer wird auf seine rechtliche Pflicht zur Wahrung des Rechts am Bild und der Achtung der Privatsphäre hingewiesen.

9.7 Nach vorheriger Absprache mit dem Nutzer kann die Praxis einzelne Bildschirmfotos aufnehmen, um diese in der Patientenakte abzulegen. Zur Unterstützung der Kennzeichnung von relevanten Informationen bspw. zu Positionierung der Patienten ID kann ein gestrichelter Rahmen eingeblendet werden.

9.8 Im Fall einer technischen Störung muss der Nutzer die Praxis hierüber unverzüglich informieren.

10. Patientenportal

10.1 Der Nutzer erhält mit Zugang zu seinem Patientenportal die Möglichkeit:

  • Im Reiter „Dokumente“ Dokumente hinzufügen, die er der Praxis zur Verfügung stellen möchte und/oder Dokumente abrufen, die er von der Praxis zur Einsicht oder Bearbeitung im Vofeld einer Behandlung zur Verfügung gestellt bekommen hat.
  • Im Reiter „Termine“, die nächsten für ihn geplante Termine einsehen, im Fall der Videosprechstunde direkt in diese eintreten und neue Termine über die Online-Terminvergabe anfragen.
  • Im Reiter „Aufgaben“, die durch die Praxis eigestellten ToDos abrufen und bearbeiten.
  • Über die Funktion „Ihr Profil“ oder Einstellungen die persönlichen Daten, Versicherungsstatus und den Authentifizierungsmechanismus einsehen.

10.2 Alleiniger Eigentümer der Dokumente, die durch ihn im Patientenportal bereitgestellt werden, ist der Nutzer. Er hat jederzeit die Möglichkeit, diese Dokumente einzusehen, umzubenennen, herunterzuladen, eine Notiz hinzu zu fügen und zu löschen. Ein vom Nutzer gelöschtes Dokument wird bis zum Erreichen der Aufbewahrungspflicht sowohl auf dem Nutzerkonto als auch auf dem Konto der Praxis auf der medondo-Plattform, über die das Dokument gegebenenfalls mit dem Nutzer geteilt wurde, ausgeblendet und archiviert. Mit Erreichung der Aufbewahrungspflichten werden die Dokumente entgültig gelöscht. Die Praxis behält die Möglichkeit, eine Kopie des Dokumentes für die Dokumentation der Behandlung in den Praxissystemen anzufertigen. Für den Fall, dass der Nutzer sicherstellen möchte, dass auch diese Kopien von der Praxis gelöscht werden, muss er einen ausdrücklichen Antrag auf Löschung des Dokuments an die Praxis stellen.

10.3 Im Patientenportal erfolgt keine Überprüfung anhand Dateiname, -größe usw. dahingehend, ob die Datei bereits im Patientenporal hinterlegt ist. Das Überschreiben von Dateien mit gleichen Namen usw. ist damit unterbunden. Im Sinn der Datensparsamkeit ist der Nutzer dazu aufgefordert keine Dokumente gleichen Inhalts mehrfach im Patientenporal zu hinterlegen.

10.4 Der Nutzer bleibt darüber hinaus allein verantwortlich für die Rechtmäßigkeit des Inhalts der Dokumente, die er dem Patientenportal hinzufügt oder die er mit Praxen oder anderen Personen teilt.

11. Kündigung

11.1 Der Nutzer hat die Möglichkeit den Vertrag jederzeit durch Nachricht an support@medondo.com kündigen. Gemäß seinem Recht auf Datenübertragbarkeit der personenbezogenen Daten kann der Nutzer diese in einem CSV-oder Excel-Format vor jeder Löschung seines Nutzerkontos zurückerhalten. Der Nutzer erkennt an, alle Rechte und/oder erforderlichen Genehmigungen für die Wiedergewinnung der oben genannten Daten zu besitzen. Weitere Informationen zum Thema Datenschutz können der Datenschutzerklärung für Nutzer unter https://www.medondo.com/datenschutz entnommen werden.

11.2 medondo kann den Vertrag mit einer Frist von einem Monat ohne Angaben von Gründen kündigen. Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt hiervon unberührt.

11.3 Die Kündigung des Vertrages durch medondo oder den Nutzer führt zur automatischen

  • Entziehung des Zugangsrechts des Nutzers auf sein Konto,
  • zur Löschung oder Anonymisierung aller Nutzerdaten sowie aller medizinischen Unterlagen, die in den Nutzerkonten enthalten sind, sofern nicht Aufbewahrungsvorschriften entgegenstehen. medondo ist jedoch berechtigt, eine Kopie dieser vertraulichen Informationen aufzubewahren, sofern hierfür eine gesetzliche Pflicht besteht.

12. Widerrufsbelehrung

Der Nutzer hat das Recht, binnen vierzehn Tagen ohne Angabe von Gründen diesen Vertrag zu widerrufen. Die Widerrufsfrist beträgt vierzehn Tage ab dem Tag des Vertragsschlusses. Um das Widerrufsrecht auszuüben, muss der Nutzer uns, die medondo AG, Am Graswege 6, 30169 Hannover, Telefon: +49 (0)511 16 59 48 – 0; Email: support@medondo.de, mittels einer eindeutigen Erklärung (z.B. ein mit der Post versandter Brief, Telefax oder E-Mail) über den Entschluss, diesen Vertrag zu widerrufen, informiert werden. Sie können dafür das beigefügte Muster-Widerrufsformular verwenden, das jedoch nicht vorgeschrieben ist.

Zur Wahrung der Widerrufsfrist reicht es aus, dass der Nutzer die Mitteilung über die Ausübung des Widerrufsrechts vor Ablauf der Widerrufsfrist absenden. Das Widerrufsrecht erlischt vorzeitig, wenn die Services vollständig erbracht und medondo mit der Ausführung der Leistungen erst begonnen hat, nachdem der Nutzer als Verbraucher dazu die ausdrückliche Zustimmung gegeben und gleichzeitig die Kenntnis davon bestätigt hat, dass das Widerrufsrecht bei vollständiger Vertragserfüllung durch medondo erlischt.

13. Datenschutz

Im Rahmen der Vertragsbeziehung verarbeitet medondo die zur Vertragsanbahnung, -durchführung, und-beendigung erforderlichen personenbezogenen Daten der Nutzer sowie ggf. weitere personenbezogene Daten inkl. Gesundheitsdaten im Sinne von Art. 9 DSGVO auf Basis der ausdrücklichen Einwilligung der Nutzer. medondo verarbeitet sämtliche personenbezogene Daten der Nutzer im Einklang mit den anwendbaren Datenschutzgesetzen, insbesondere unter Einhaltung der Vorgaben der DSGVO. Weitergehende Informationen über die Datenverarbeitung können der Datenschutzerklärung https://www.medondo.com/datenschutz für Nutzer entnommen werden.

14. Verbraucherstreitbeilegung

Die Europäische Kommission stellt eine Plattform für außergerichtliche Online-Streitigkeiten bereit unter https://ec.europa.eu/consumers/odr. medondo ist nicht verpflichtet, an einem Streitbeilegungsverfahren vor einem Verbraucherschlichtungsstelle teilzunehmen und nimmt an einem solchen Verfahren daher nicht teil.