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medondo beschäftigt sich mit Dingen, mit denen Sie sich nicht beschäftigen sollten

By 4. Januar 2020 Juni 12th, 2020 Dritte Reihe, medondo innovation club
Patientendaten

Das Kerngeschäft einer Dentalpraxis sind Patientenbehandlungen – sollte man jedenfalls meinen. Die Leistungen, die in der Behandlung erbracht werden, können abgerechnet werden, alles andere sind Verwaltungsaufgaben, die Geld kosten. Der Anteil dieser unproduktiven Verwaltungstätigkeiten ist in den letzten Jahren aber so stark angewachsen, dass viele Praxen das Gefühl haben, nur noch mit Verwaltung beschäftigt zu sein.

Doch damit nicht genug. Sie erinnern sich vielleicht noch an die Zeiten, als Ihre Karteikarten aus Papierkarten bestanden. Wenn Sie dann eine Karteikarte suchten, gab es ca. 7 Stellen in der Praxis, an denen die Karte liegen konnte. Wissen Sie noch?

Auch wenn die meisten bereits auf digitale Patientenakten umgestiegen sind, gibt es etliche Dokumente, die bei Bedarf erst nach intensivem Suchen (oder gar nicht) gefunden werden.

Suchzeiten

Wussten Sie, dass Mitarbeiter bis zu 20% der Arbeitszeit damit verbringen, Dokumente zu suchen, zu ordnen und (richtig) abzulegen? Das sind umgerechnet 1,5h täglich! Unfassbar, aber wahr! Können Sie sich leisten, diese Zeit zu verschenken?

Was würde es für eine Praxis bedeuten, wenn Ihre Mitarbeiter diese Zeit produktiv arbeiten würden, anstatt Dokumente zu verwalten?

Das ist möglich, wenn Such- und Ablagezeiten reduziert werden.

Wer glaubt, es reiche aus, alle Dokumente in digitaler Form abzulegen, hat vielleicht den Papierkrieg reduziert. Die Suche der gewünschten Dokumente hat sich aber lediglich räumlich verschoben. Man läuft eben nicht mehr durch die Praxisräume, sondern wälzt Ordnerstrukturen auf dem PC.

Laut einer Studie des Fraunhofer-Instituts* wird besonders viel Zeit verschwendet mit dem „Klicken durch tiefgegliederte elektronische Ordnerstrukturen bis zur gewünschten Datei, oder dem unzähligen Öffnen von verschiedenen Dateien, da die Dateinamen keinerlei Aufschluss über den tatsächlichen Inhalt geben“.

Selbst wenn man es schaffte, Dateien sinnvoll zu benennen und leicht auffindbar zu machen, müsste der Mitarbeiter von der Existenz der Dateien wissen, um nach ihnen suchen zu können. Eine Datei schnell wiederzufinden ist also noch keine abschließende Lösung.
Das sinnvolle Benennen und strukturierte Ablegen von Dokumenten wird überflüssig, wenn von vornherein die Prozesse im Programm so abgebildet sind, dass Dateien automatisch zum Zeitpunkt ihres Bedarfs angezeigt werden. Oben auf dem Screenshot weist der medondo manager beim Öffnen der Patientenakte darauf hin, dass der Anamnesebogen noch nicht vollständig ausgefüllt wurde und bietet die Möglichkeit, direkt in die entsprechende Ansicht zu wechseln, um die Daten zu vervollständigen.

Mittelfristig wird medondo auf Wunsch auch während laufender Prozesse unterstützende Unterlagen anbieten. Z.B. könnte der medondo manager bei der Vorbereitung einer Behandlung eine Checkliste als Unterstützung vorschlagen, die vom Anwender genutzt werden kann. Der Mitarbeiter müsste nicht wissen, dass diese Checkliste existiert, er müsste nicht wissen, wie das Dokument heißt und nicht, wo es abgelegt ist. All das übernimmt der medondo manager. Der Mitarbeiter würde lediglich entscheiden, ob er das vorgeschlagene Dokument zurate zieht, oder nicht. So könnten auch komplexere Aufgaben von eher ungeübten Mitarbeitern übernommen werden.

Zusätzliche Zeit kann eingespart werden, wenn redundante Daten vom medondo manager automatisch übertragen werden. In unserem Beispiel würde die Checkliste zum Beispiel automatisch mit dem Mitarbeiterkürzel und dem aktuellen Datum vorausgefüllt werden.

Der Vorteil liegt auf der Hand: Sie können sich um Ihre Patienten kümmern, während die Dokumentation im Hintergrund ausgeführt wird. Außerdem gelangen neue Praxismitglieder viel schneller an den Punkt, Arbeitsschritte autonom auszuführen. Wo früher ein ausgebildeter Mitarbeiter ständig zur Seite stehen musste, um den nächsten Schritt anzukündigen und zu begleiten, könnte diese begleitende und unterstützende Aufgabe künftig der medondo manager übernehmen. Das Schöne daran ist – wie intensiv Sie sich vom medondo manager unterstützen lassen, können Sie selbst entscheiden.

Wie eine Unterstützung durch den medondo manager im Bereich Terminverwaltung aussehen könnte, das erfahren Sie im nächsten Blog-Artikel.

*für Produktionstechnik und Automatisierung IPA und der Fraunhofer Austria Research GmbH zur Implementierung von Ansätzen des Lean Management in indirekten Unternehmensbereichen.

Bitte nehmen Sie sich 3-5 Minuten Zeit, um uns Ihre Einschätzung zu Verwaltungszeiten mitzuteilen.