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Die Terminplanung. Die Basis für effizientes Praxismanagement.

By 31. July 2020 Third
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Im Slider sehen Sie ein Beispiel, wie ein Patient mithilfe des medondo managers Termine anfragen kann. Der Patient gibt zu Beginn ein paar Eckdaten zum Hintergrund seiner Terminanfrage an. Je nachdem, welche Auswahl der Patient trifft, wird das nächste logisch passende Abfragefenster geöffnet. Auf Praxisseite werden damit Zeiten ausgewählt, die der Terminanfrage gerecht werden. Dem Patienten werden anschließend 2-3 Terminvorschläge zur Auswahl gegeben, aus denen er sich einen aussuchen kann.

Effizientes Praxismanagement

Effizientes Praxismanagement beginnt bei der Terminplanung. Und damit meinen wir nicht nur, dass Patienten heute selbst Termine online buchen können und per SMS erinnert werden. Diese Basisfunktionen erfüllt medondo selbstverständlich, wie Sie über den Slider oben sehen können. Eine intelligente Terminplanung ist maßgeblich dafür verantwortlich, wie viele (Neu)Patienten Sie überhaupt bewältigen können. Ihre Terminplanung hat also einen direkten Einfluss auf Ihren Praxiserfolg.

Zu einer intelligenten Terminplanung gehört neben der Terminvergabe ebenso die Terminverschiebung und das Organisieren von sinnvollen Parallelterminen. Ein gut geplanter Termin legt die Basis dafür, dass Zeit gespart und Fehler vermieden werden können. Denn je nach Terminart werden bestimmte Räume, Mitarbeiter mit besonderen Kompetenzen oder auch bestimmte Materialien benötigt. Kein Mensch kann sich bekanntlich zur gleichen Zeit an unterschiedlichen Orten aufhalten. Bei guter Planung kann aber das Zeitfenster, in dem ein Behandler von Behandlungsstuhl zu Behandlungsstuhl geht so kombiniert werden, dass möglichst wenig ungenutzte Zeit entsteht.

Ein Rechenbeispiel

Eine Praxis mit einem Behandler vergibt bzw. verschiebt täglich ca. 35 Termine. Für jeden Termin werden ca. 3-5 Minuten Zeit investiert. Das sind allein bis zu drei Stunden täglich. Sollte eine Praxis mit drei Behandlern und mehr in der Praxis arbeiten, vergrößert sich nicht nur die Summe der Terminplanungen, bzw. -Verschiebungen, sondern die Zeit der Planung verlängert sich, da der gesamte Terminkalender in seinem Zusammenwirken komplexer wird. Nicht selten fällt eine ganze Vollzeitstelle allein für die Terminplanung an. Auch deshalb wird der Terminplaner eines der ersten Module von medondo sein. Dieses Modul koordiniert menschliche und materielle mit zeitlichen Ressourcen und legt damit den Grundstein für alle weiteren Prozesse in der Praxis.

Wie macht medondo das?

medondo erkennt anhand der Terminart, welches Praxismitglied, welche Geräte und welche Räume für die Behandlung verfügbar sein müssen. So wird z.B. die PZR je nach Praxisgröße oft nur von einem Mitarbeiter durchgeführt. Fällt dieser Mitarbeiter krankheitsbedingt aus, filtert medondo alle Termine heraus, in denen Patienten aufgrund der Krankheit des Mitarbeiters nicht behandelt werden können und schickt (wenn gewünscht automatisch) eine Nachricht an die betroffenen Patienten mit der Aufforderung, sich einen neuen Termin anbieten zu lassen. Gleichzeitig werden im Terminkalender vom medondo manager ausschließlich die freien Termine angezeigt, in denen Mitarbeiter, Raum und Ressourcen zur Verfügung stehen. Damit reduziert sich die investierte Zeit zur Terminplanung durch die Praxismitarbeiter auf ein Minimum. Rechnen Sie doch mal aus, wie viel Zeit Sie einsparen würden.

Wir laden Sie ein, Ihre Erfahrung und Erwartungen zur Terminplanung mit uns zu teilen und würden uns freuen, wenn Sie an einer kurze Umfrage teilnehmen.